(一)特定營業人於外籍旅客購買特定貨物累計含稅消費金額達新臺幣2,000元以上時，應於購買特定貨物當日依外籍旅客申請，使用民營退稅業者之退稅系統開立退稅明細申請表。
(二)銷售非特定貨物（包含勞務及免稅貨物）不得開立退稅明細申請表。
(一)特定營業人於開立「退稅明細申請表」時，應登入民營退稅業者之退稅系統，於該系統開立記載、傳輸下列事項後，列印「退稅明細申請表」，並加蓋特定營業人統一發票專用章後，交付該外籍旅客收執：
1.外籍旅客基本資料。
2.外籍旅客購買特定貨物之年、月、日。
3.購買特定貨物開立之統一發票字軌號碼。
4.依統一發票所載品名之次序，記載每一特定貨物之品名、型號、數量、
單價、金額及可退還營業稅金額。該統一發票以分類號碼代替品名者，應同時記載分類號碼及品名。
(二)特定營業人受理申請開立退稅明細申請表時，應先檢核該外籍旅客之證照，並確認其入境日期。
(三)外籍旅客如因違反本辦法規定經退稅系統為相關註記者，特定營業人不得受理該外籍旅客之退稅申請。但外籍旅客已繳回稅款者，不在此限。
特定營業人對於外籍旅客購買高價值之特定貨物，登載退稅明細申請表時，品名、型號、序號等相關欄位，應可在商品外觀、標籤及保證書上清晰可見（如：申請書所列型號應與保證書型號一致）。
不可以。如外籍旅客購物當日未能申請開立退稅明細申請表作業，次日起即喪失申請開立資格。
可以。外籍旅客購物當日已申請開立退稅明細申請表，惟事後遺失，得檢具護照或旅行證、入出境許可證、臨時停留許可證向原開立退稅明細申請表之特定營業人申請補發。特定營業人得影印其所留存之存根聯加蓋統一發票專用章並註明「補發」字樣，交付外籍旅客；亦得自外籍旅客購物退稅系統上調閱原退稅明細申請表，於「原開立退稅表單未收回」欄中勾選並註明重新給單原因，列印並加蓋統一發票專用章後交付外籍旅客。
(一)特定營業人受理外籍旅客申請開立退稅申請明細表時，因網路中斷致退稅系統無法營運或其他不可歸責於特定營業人事由致網路無法連線時，始得以人工書立退稅明細申請表，即以人工開立「退稅明細申請表-限網路無法傳輸專用」，於加蓋統一發票專用章並由外籍旅客簽名後，連同統一發票交付外籍旅客收執。
(二)特定營業人應於外籍旅客退稅系統正常運作時，下載「退稅明細申請表-限網路無法傳輸專用」，或備妥由民營退稅業者提供之該申請表紙本，備供網路中斷或系統發生異常時，改以人工方式開立。
(一)各品目之申退稅額應依下列公式計算：
申退稅額＝發票金額（含稅）欄÷1.05×0.05 (小數點以下四捨五入)
(二)人工開立退稅明細申請表之編號，應依民營退稅業者之編碼規則並避免重號。
(三)網路或退稅系統恢復正常後，應立即於外籍旅客退稅系統補登錄外籍旅客購買特定貨物退稅明細資料，並登錄異常時點及原因；同時應修改系統交易日期為實際交易日期。
目前尚無罰則，惟如未依規定開立退稅明細申請表或記載不實，造成海關查驗困擾或其他異常情形，經主管稽徵機關通知限期改正而未改正者，稽徵機關將廢止其特定營業人之資格。
應使用外籍旅客退稅系統查調旅客入境資料，並檢核其證照，確認該旅客自入境日起在中華民國境內停留日數未達183天；另應查明確認該旅客非屬經法務部依資恐防制法公告列為制裁名單者。
(一)大陸、港澳地區人民應檢核其「入出境許可證」。並注意外籍旅客退稅系統如顯示無該證之身分證號碼欄位，應於該系統補建該欄位。
(二)非屬大陸、港澳地區人民之外籍旅客，應檢核「外籍護照」、「未加註國民身分證統一編號之中華民國護照」或「臨時停留許可證」。
(三)有關護照號碼欄位之登錄，除大陸、港澳地區人民須鍵入其「入出境證」上之許可證號外，應鍵入其入境之證照號碼。
(四)倘無法利用外籍旅客退稅系統查調外籍旅客入境日期者，得經檢核其入境證照無誤後，以人工登錄其入境日期，並於外籍旅客退稅系統作相關註記。