民營退稅業者應於事實發生之日起5日內通報該特定營業人所在地主管稽徵機關；解除或終止特定營業人辦理現場小額退稅之授權者，應立即取消其使用外籍旅客退稅系統辦理現場小額退稅作業之權限及回收其現場小額退稅標誌。
(一)應盡善良管理人之義務，指定專人辦理外籍旅客退稅系統內相關資料之安全維護事項，以確保退稅系統之安全性。
(二)應按日將退稅明細申請表、退稅明細核定單、預刷擔保金及相關紀錄等資料上傳財政部財政資訊中心。
(三)對於退稅系統內資料之運用，應符合稅捐稽徵法、個人資料保護法及其他資訊安全相關法令之規定。倘有錯誤、毀損、滅失、洩漏或其他違法不當處理之情事，依稅捐稽徵法、個人資料保護法及其他相關法令辦理。
(四)應善盡監督及管理特定營業人之責任，並就可能產生的疏失，預擬防杜及應變機制。如有可歸責於特定營業人、民營退稅業者或其退稅系統之事由，致發生誤退或溢退情事者，民營退稅業者墊付之誤退或溢退稅款，不予退還。
(五)收到財政部財政資訊中心傳輸之特定營業人異動資料，應逐筆查對，發現錯誤應即釐正。如經查對發現係該中心傳輸之特定營業人異動資料有誤，應即通知該特定營業人所轄主管稽徵機關查明釐正。
(六)受理新臺幣500,000元以上之現金退稅或疑似洗錢交易案件，不論以現金或非現金方式退稅予外籍旅客，應於退稅日之隔日下班前，填具大額通貨交易申報表或疑似洗錢(可疑)交易報告，函送法務部調查局洗錢防制處辦理申報；其交易未完成者，亦同。如發現明顯重大緊急之疑似洗錢交易案件，應立即以傳真或其他可行方式辦理申報，並應依前開規定補辦申報作業。
(七)有下列情形之一者，無論金額多寡，應向法務部調查局為疑似洗錢交易申報：
1. 外籍旅客為財政部函轉外國政府所提供之恐怖分子；或國際洗錢防制組織認定或追查之恐怖組織成員；或交易資金疑似或有合理理由懷疑與恐怖活動、恐怖組織或贊助恐怖主義有關聯者，其來臺旅遊辦理之退稅案件。
2. 同一外籍旅客於一定期間內來臺次數頻繁且辦理大額退稅，經財政部及所屬機關或民營退稅業者調查後報請法務部調查局認定異常，應列為疑似洗錢交易追查對象者，其來臺旅遊辦理之退稅案件。
民營退稅業者應於接獲特定營業人遷移營業地址之通知或知悉事實發生日起5日內通報該特定營業人遷入地主管稽徵機關，並副知遷出地主管稽徵機關。
(一)使用外籍旅客退稅系統查調旅客入境資料並檢核其證照，確認該旅客非屬經法務部依資恐防制法公告列為制裁名單者，且將於申請特約市區退稅日起20日內出境，始得受理外籍旅客申請特約市區退稅。如經確認外籍旅客未能於申請特約市區退稅日起20日內出境，應請該等旅客於出境前再行洽辦特約市區退稅或至機場、港口辦理退稅。
(二)請外籍旅客提供其持有國際信用卡組織授權發卡機構發行之國際信用卡，並依其授權預刷辦理特約市區退稅含稅消費金額7%之擔保金。
(三)依據退稅明細申請表所載之申退稅額，扣除手續費後之退稅款淨額墊付外籍旅客，連同開立之統一發票（應加註「旅客已申請特約市區退稅」之字樣）、外籍旅客特約市區退稅預付單一併交付外籍旅客收執。
(四)告知外籍旅客應於申請特約市區退稅日起20日內攜帶特定貨物出境，並持特約市區退稅預付單洽民營退稅業者於機場、港口設置之退稅服務櫃檯篩選應否辦理查驗。
(五)告知外籍旅客如於出境前將特定貨物轉讓、拆封使用、消耗或私自調換貨物，或經海關查驗不合規定者，將依規定追繳已退稅款，所扣取之手續費亦不予退還。
(六)受理外籍旅客繳回之退稅款，確認繳回金額無訛，應於統一發票及退稅明細申請表註記「原預付特約市區退稅款已繳回」後，交還外籍旅客收執。
民營退稅業者應按月檢附墊付外籍旅客退稅相關證明文件，向所在地主管稽徵機關申請退還其墊付之退稅款。 特定營業人如有遷移營業地址之情事者，民營退稅業者應如何辦理？ 民營退稅業者應於接獲特定營業人遷移營業地址之通知或知悉事實發生日起5日內通報該特定營業人遷入地主管稽徵機關，並副知遷出地主管稽徵機關。
(一)民營退稅業者如查得外籍旅客有違反「外籍旅客購買特定貨物申請退還營業稅實施辦法」等規定之情事，且未繳回稅款者，應填發40F繳款書向外籍旅客收回應繳回之退稅款，代為向公庫繳納，並保存經金融機構核章之40F繳款書，以供日後備查，同時應於外籍旅客退稅系統作相關註記。
(二)民營退稅業者除已代收前項退稅款，或外籍旅客出示已繳回退稅款之證明外，不得受理該外籍旅客申請退稅。
所謂民營退稅業者，係指受財政部所屬機關依政府採購法規定委託辦理外籍旅客購物退稅相關作業之營業人。目前係由中華電信股份有限公司企業客戶分公司受託承辦外籍旅客購物退稅相關作業。
(一)民營退稅業者於接獲稽徵機關通報其核准所轄特定營業人終止辦理銷售特定貨物退稅之申請或廢止其資格後，應即禁止該特定營業人使用銷售特定貨物退稅標誌及退稅系統。
(二)民營退稅業者未依前項規定辦理，墊付稅款屬終止或廢止該特定營業人資格後銷售特定貨物者，不予退還。
(一)退稅明細核定單編號。該核定單編號應為唯一不可重號。編碼規則，由民營退稅業者自行訂定，並於該核定單格式報請財政部核定時，一併敘明。
(二)申退方式(機場港口退稅/現場小額退稅/特約市區退稅)。
(三)核定退稅日期。
(四)核定退稅金額。
(五)退稅款支付方式。
(六)收取手續費或其他費用之金額。
(七)退稅淨額。
(八)外籍旅客基本資料(姓名、國籍、護照號碼/旅行證號碼/入出境許可證號碼/入出境許可證身分證號碼)。
(九)海關查驗不符而不予退稅之明細資料及其理由。
(十)其他經財政部所屬機關依退稅辦法規定認有必要記載之資訊。
外籍旅客經篩選須經海關查驗者，如因網路中斷或其他事由，致海關無法於退稅系統判讀外籍旅客退稅明細時，民營退稅業者應確認並重行開立退稅明細申請表，供外籍旅客持向海關申請查驗。
(一)民營退稅業者受理外籍旅客持人工開立退稅明細申請表申請退稅時，如係因特定營業人於連線恢復後尚未補建檔者，民營退稅業者應請特定營業人立即完成補登錄作業；倘有影響外籍旅客權益之虞，可於確認該申請表無誤後，先行辦理退稅。
(二)民營退稅業者應詳細審核外籍旅客之入境證照，是否符合規定期限，並核對退稅明細申請表及統一發票收執聯或電子發票證明聯資訊是否相符，確認無誤後，以人工篩選是否須經海關查驗，無須查驗或經海關查驗相符者，以人工核定退稅。
(三)民營退稅業者除應督促特定營業人於外籍旅客退稅系統恢復正常後，儘速完成補建檔外，並應確實補登錄人工核定退稅相關資訊。
外籍旅客經核定退還營業稅，進入出境管制區後，因故未能出境，而返回非管制區時，民營退稅業者應開立外籍旅客營業稅繳回通知書，交由外籍旅客繳回該已核退之稅款，或受理撤回支付退稅款之申請，並收回退稅明細核定單，同時將外籍旅客退稅系統相關資料恢復至未核退狀態。另於退稅明細申請表註記「原核退稅額已繳回」後，交還外籍旅客收執。